Eine ReNo ist keine Tippse – von der Schreibmaschine zur digitalen Spracherkennung

Anwaltssekretär

Der Anwalt diktiert, die ReNo schreibt. Das war nicht immer so.

Zumindest seit dem Inkrafttreten der Rechtsanwaltsordnung am 01.10.1879 kann man die Entwicklung des Berufs der Rechtsanwaltsfachangestellten nachvollziehen. Vor der Befreiung der Anwaltschaft vom Staat hat sich der Advokat zur Erstellung seiner Schriftsätze Gerichtsschreibern oder Konzipienten bedient. Konzipienten warteten als Anwärter oft jahrelang auf eine Advokatur und verdingten sich derweil als akademisch gebildete Schreiber. Doch mit dem Inkrafttreten der Rechtsanwaltsordnung war es jedem, der die Zulassung zum Richteramt erlangte, freigestellt, sich als Rechtsanwalt zuzulassen. Damit erhob sich für die freien Rechtsanwälte die brennende Frage: Wer schreibt? Die Gerichtsschreiber wurden in den Justizdienst aufgenommen und wer die Zulassung zur Anwaltschaft selbst erlangte, und nun eine eigene Kanzlei gründen konnte, würde wohl nicht mehr für andere schreiben.

Das auch schon damals dringend notwendige Kanzleipersonal rekrutierte sich ausschließlich aus Männern, die meist schon langjährige Erfahrung in der Büroorganisation, mit Botendiensten und vor allem mit dem Schreiben gesammelt hatten. Damals schrieb man noch mit Hand! Der Kanzleieigner und freie Rechtsanwalt brauchte vermutlich zahlreiche erfahrene Schreiber und auch einen Büro- oder Kanzleivorsteher, der von seinem Stehpult aus das Kanzleipersonal beaufsichtigte und anleitete. Die Bürovorsteher waren damals allesamt Männer, wohingegen die Rechtsfachwirte heute überwiegend Frauen sind. Das wird insbesondere beim jährlich von Soldan organisierten Recht- und Notarfachwirttag sichtbar. Beim Anblick der 350 weiblichen Fachbesucher, die sich in diesem Jahr im Westin Hotel in Leipzig versammelten und abends die Tanzfläche füllten, wurde offensichtlich, dass dieser Beruf für Männer heutzutage wohl wenig attraktiv ist. Aber das war einmal anders.

Die Schreibmaschine brachte die Frauen ins Büro und in die Kanzlei.

Erst die Erfindung der Schreibmaschine, Ende das 19.Jahrhunderts, öffnete den Frauen den Weg in die Sekretariate, in Büros und auch in die Kanzlei des Rechtsanwalts. Der erste Erfinder einer Schreibmaschine, der Tiroler Peter Mitterhofer, ließ sich noch entmutigen, denn seine Erfindung wurde vom Österreichischen Kaiser abgewiesen da „eine eigentliche Anwendung dieses Apparates wohl nicht zu erwarten stehe“. Die Erfinder im Hause der Waffenhersteller Remington Arms Company, waren hartnäckiger und vor allem solventer als der Tiroler Tischler und gingen 1873 mit ihrer Remington Schreibmaschine in Serienproduktion.

Sie wurden aber zunächst ebenfalls enttäuscht, in diesem Fall von den männlichen Sekretären und Schreibern, da diese mit der Tastatur nicht zurechtkamen oder sie rundheraus ablehnten. So ersann Remington ein „Verleihsystem für Schreibmaschine nebst Frau“ und verlieh das Gesamtpaket Maschine-Mensch an Firmen, an Unternehmer und höchstwahrscheinlich auch an Rechtsanwälte. Dies geschah unter dem Versprechen, die leidige Schreibarbeit zu beschleunigen, ja gar zu revolutionieren. Die jungen Mädchen und Hausfrauen nutzen die Chance, sich mittels der Schreibmaschine und ihrer eigenen Fingerfertigkeit den Zugang zum Büro, in die Sekretariate und Kanzleien zu verschaffen. Auf diesem Weg erlangten sie einen eigenen Verdienst und nachfolgend den Zugang zu einer Berufstätigkeit und schließlich zu einem eigenen Beruf. Die Frauen erfanden das Zehnfingersystem, perfektionierten das Blindschreiben und legten die Grundstein für das heutig gängige 10-Finger-Tastschreiben. Die Sekretärin war geboren, hat sich über die Jahrhunderte perfektioniert, sich emanzipiert und immer wieder der neuen technischen Entwicklung gestellt und angepasst.

Die Sekretärin hat Zugang zu allen Unternehmen, Abteilungen, Büros und Sekretariaten der Welt gefunden, ihre Tätigkeit hat sich mannigfaltig spezialisiert und im Laufe der Industrialisierung, Globalisierung und Digitalisierung viele unterschiedliche kaufmännische, administrative oder fremdsprachlich orientierte Berufsbilder hervorgebracht. Die Sekretärin hat einen unvergleichlichen Siegeszug hingelegt.

In der Kanzlei heißt sie nun ReNo oder ReFa. Aber eben das stimmt so nicht, denn die ReNo ist keine Tippse und nur in zweiter Funktion die Sekretärin des Rechtsanwalts. Und genau genommen meint man, wenn man ReNo sagt, die Rechtsanwaltsfachangestellte. Denn die Notarfachangestellte, die Fachangestellte der Notare – die Assistentin der Geschwindschreiber – steht auf einem ganz anderen Blatt Papier. Ihre Tätigkeit hat nun rein gar nichts mit einer Tippse zu tun und auch nichts mit einer Sekretärin. Die Notarfachangestellte schreibt auch kein Phonodiktat.

10-Finger-Tastschreiben – Steno – Phonodiktat und digitale Spracherkennung

Damals, als der Ausbildungsberuf der Rechtsanwaltsfachangestellte noch Rechtsanwaltsgehilfin hieß, war der Anwalt froh, wenn seine ReFa Stenografie beherrschte. Diese für Unkundige aus ominösen Zeichen und Kringeln bestehende Kurzschrift erlaubte der geübten Sekretariatskraft, das Diktat, einen Schriftsatz, die Klageschrift oder den Brief an den Mandanten möglichst schnell niederzuschreiben und bei einer Verhandlung Protokoll zu führen – mit der Hand! Da der Anwalt dieser Kurzschrift kaum mächtig war, tippte sie das Notierte kurzerhand in die Maschine und legte es ihm schön formatiert, natürlich fehlerfrei und durch einen Aktendeckel geschützt auf seinen Schreibtisch.

Mit einer neuen Erfindung, dem Diktiergerät, verschwand die Kurzschrift kurzerhand. Mit der Magnetbandaufzeichnung des gesprochenen Wortes brach ein neues Zeitalter an, das Phonodiktat eroberte die Anwaltskanzleien. Mit einem Diktiergerät und einer Magnetbandkassette ausgestattet speicherte der Rechtsanwalt fortan seine klugen Gedanken und seine oft endlos anmutenden Schachtelsätze, gespickt mit Verweisen, Aktenzeichen und Fußnoten auf das analoge Bandgerät. Die ReFa fand meist morgens die Bänder auf dem Schreibtisch und wusste schon, was sie zu tun hatte. Nach der Kontrolle der Fristen, der Bearbeitung der Post und anderer Prioritäten ihres Jobs, griff sie zum Kopfhörer, ertastete das Pedal unter ihrem Schreibtisch mit den Füßen und drückte auf Start. Es erfordert durchaus einiger Übung, die Geschwindigkeit des Bandes mit dem Fuß zu steuern, schnell auf Pause und wieder Start zu drücken und den Blick dabei nicht auf die Tastatur zu senken. Aber es ist kein Hexenwerk, man kann es erlernen. Üben, üben, üben. Man braucht allerdings die Gelegenheit und Zeit dazu. Eine frisch gebackene Rechtsanwaltsfachangestellte hört oft beim Vorstellungsgespräch in der Kanzlei das erste Mal vom Phonodiktat, Gelegenheit zum Üben hatte sie bisher nicht. Aber das Phonodiktat gehört auch heute in vielen Kanzleien noch zum Tagesgeschäft. Ausbildungsinhalt ist es dennoch nicht.

Die Technik hat sich weiterentwickelt. Es gibt digitale Diktiergeräte, kommerzielle Schreibdienste und selbst das Smartphone bietet Spracherkennungssoftware. Dragon ist in aller Munde. In seinen Blackberry oder iPhone zu brabbeln, ist heutzutage das Normalste der Welt. Die junge Anwaltsgeneration wächst digital auf, schreibt aber zumindest die Klausuren während des Jurastudiums immer noch mit der Hand. Trotzdem arbeiten die Junganwälte digital. Die juristischen Bibliotheken sind längst ins Internet verzogen, die Jurastudenten, Referendare und Associates arbeiten mit online-Datenbanken, kommunizieren digital und arbeiten mit Cloudlösungen. Wozu brauchen sie noch eine Rechtsanwaltsfachangestellte?

„Wer braucht denn noch eine ReNo, die Junganwälte tippen doch heute alles selbst.“

Diesen Satz hört man häufig, wenn es um den Nachwuchsmangel in den ReNoPat-Berufen geht. Dieser Gedanke ist wohl eher ein Wunsch als eine ernstzunehmende Zukunftsprognose. Wenn die ReFa eine Tippse wäre, wäre sie verzichtbar? Nein, nicht einmal dann. Denn das, was die digitale Spracherkennung produziert, ist nicht per se gerichtstauglich und auch dem Mandanten nicht zuzumuten. Kontrolle, Korrektur, Formatierung, Versionsvergleich, Änderungsverfolgung, Fußnoten, Inhaltsverzeichnisse, Kopien und drucken, heften, binden, versenden, faxen – fristgerecht bitte.

Eine Kanzlei besteht nicht aus getippten Dokumenten, sondern aus einer Organisationstruktur, einer Ablauforganisation, aus Verfahren und Prozessen, aus einem streng geregelten Kommunikationsgeflecht zwischen Rechtsanwalt, Gericht, Mandant, Gläubigern, Schuldnern, sonstigen Beteiligten und der gegnerischen Seite. All das ist streng geregelt mit Rechten und Pflichten des Anwalts belegt und in der Bundesrechtsanwaltsordnung BRAO und der Berufsordnung der Rechtsanwälte BORA festgeschrieben. Verschwiegenheit, um nur eine Pflicht der Berufsausübung des Rechtsanwalts zu nennen, ist in den Zeiten der Digitalisierung, Cloudspeichern und LegalTech-Anwendungen nicht mal so nebenbei einzuhalten oder einfach zu vernachlässigen. Der elektronische Rechtsverkehr ERV, das besondere elektronische Anwaltspostfach beA und die Europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO haben bereits tiefgreifende Veränderungen der Kanzleiorganisation zufolge. Wenn die ReFa da nur tippen würde, würden so manchem Anwalt buchstäblich die „Fälle“ wegschwimmen.

Was eine ausgebildete ReFa alles kann, ahnt am ehesten der jüngst zugelassene Rechtsanwalt in eigener Kanzlei. Die anwaltlichen Pflichten treffen jeden Rechtsanwalt vom ersten Tag seiner Zulassung und seiner Teilnahme am Rechtsverkehr. Von der Rechnungslegung nach Rechtsanwaltsgebührenordnung RVG, der Abrechnung mit der Rechtschutzversicherung des Mandanten, der Kostenfestsetzung, der Berechnung der Fristen, der Ausstellung eines Mahnbescheids, der Einleitung einer Zwangsvollstreckung und der Fristverlängerung bei Gericht – all das hat der frisch gebackene Rechtsanwalt in seinem Jurastudium nicht gelernt und im Referendariat nicht geübt. Was ihm selbst am schnellsten von der Hand geht ist – das Tippen.

Für alles andere seiner Kanzleiorganisation wünscht er sich eine Rechtsanwaltsfachangestellte!

 

Kanzleiorganisation – Wie die ReFa den Mandanten gewinnt

Rechtsanwaltsfachangestellte Kanzleiorganisation

Ein Verkehrsrechtsfall ist in der heutigen Zeit nichts Außergewöhnliches. Findet man als Kfz-Besitzer allerdings am Freitagabend einen gelben Briefumschlag vom Amtsgericht im Briefkasten, sorgt das schon für einiges Unbehagen und verdirbt dem Beklagten irgendwie das Wochenende. Frist: 7 Tage.

Ich brauche einen Anwalt!

Der erste Blick ins Internet zeigt, dass das Verkehrsrecht in der Hauptstadt sehr gefragt und wohl auch lukrativ ist. Wer am Großstadtverkehr teilnimmt, hat sicher auch eine Verkehrsrechtsschutzversicherung und kann sich einen Rechtsbeistand leisten. Jedenfalls gibt es sehr, sehr viele Fachanwälte für Verkehrsrecht, auch in meiner Nähe. Aber ist der Standort überhaupt wichtig?

Wie finde ich den richtigen Anwalt?

Zugegeben, die Webseiten der Verkehrsrechtskanzleien sind jetzt auf den ersten und auch auf den zweiten Blick oft alles andere als ansprechend und vertrauenerweckend. Was vielleicht auch darauf hindeutet, dass sich der Anwalt eher um seine Mandate als um sein Marketing bemüht? Dies ist zumindest aus meiner aktuellen Sicht sehr vernünftig. Für mich zählt in diesem Fall seine Fachkompetenz, nicht sein Marketing.

Wem kann ich vertrauen?

Ich kann neuerdings, der Digitalisierung sei Dank, auf einem der zahlreichen Anwaltsuchportale nach einem Rechtsbeistand suchen. Zur Probe nehme das mit dem einfachsten Namen: www.anwalt.de. Es werden 437 Berliner Kanzleien für Verkehrsrecht angezeigt, was die Qual der Wahl gefühlt noch verstärkt. Die hinterlegten Kanzleiprofile erinnern mich an die Kanzleiwebseiten. Auch die persönlichen Bewertungen sind, abgesehen von der offensichtlichen (Recht-) schreibschwäche einiger Mandanten, für mich wenig hilfreich. Netter Anwalt und krass kompopent. Darauf will ich mich nicht verlassen.

Ich komme auf Empfehlung.

Ich greife zum Telefon und rufe einen Freund an. Verkehrsrecht? Ich schicke dir einen Link. Rufe dort Montag früh an, mein Bruder wurde dort schon öfter behandelt… Er lacht in sein Handy.

Gern sende ich ihnen die Vollmacht

Am Montagmorgen um 9.05 Uhr rufe ich in der Kanzlei an. Die ReFa meldet sich mit Ihrem vollständigen Namen und einem freundlichen Guten Morgen. Ich erwähne die Frist und sie antwortet: Das läuft hier bei uns, wir können auch Verlängerung beantragen. Geben Sie mir das Aktenzeichen. Als ich dann noch das Kfz-Kennzeichen erwähne, sagt sie: Ach, ein VW-Passat. Ja, antworte ich erstaunt. Als neue Mandantin brauche ich noch ihre Daten und dann verbinde ich sie mit dem Anwalt. Übrigens wir arbeiten mit der E-Akte und können alles über ihre E-Mail-Adresse abwickeln. Ich sende ihnen die Vollmacht und sie senden mir die vorliegenden Unterlagen. Sie brauchen sich jetzt keine Sorgen mehr machen. Im nächsten Moment begrüßt mich der Anwalt mit der Frage: Sie sind noch keine Mandantin, von wem kommen sie? Ich sage ihm den Namen und denke: Eigentlich bekommen sie das Mandat, weil das jetzt hier am Montagmorgen so gut geklappt hat.

Bedanken auch Sie sich bei Ihrer freundlichen, kompetenten und gut organisierten Rechtsanwaltsfachangestellten.

Warum waren so wenig Frauen auf dem Anwaltszukunftskongress?

Ob sie eine Assistenz haben oder nicht

Anscheinend ließ die Erinnerung an die attraktive ntv-Moderatorin oder an die fehlende Tanzpartnerin bei der Abendveranstaltung auf dem Anwaltszukunftskongress in Köln im nachhinein bei dem ein oder anderen Teilnehmer doch noch die Frage aufkommen:

Warum waren so wenig Frauen auf dem Kongress zu sehen und vor allem zu hören?

Auch ohne digitales Analysetool kann man leicht feststellen, dass es wenig Frauen in technischen Berufen gibt, zu wenig Frauen in der Softwarebranche, ganz wenig weibliche Gründerinnen, vor allem im Legal-Tech-Bereich und viel zu wenig weibliche Führungskräfte und Partnerinnen in Anwaltskanzleien. Da war es doch leicht vorherzusagen, dass man nur wenigen Frauen auf dieser Veranstaltung begegnen würde.

Die AnwenderInnen der digitalen Lösungen

Es sei denn, der ein oder andere Kanzleieigner hätte seine Rechtsanwaltsfachangestellte oder die Rechtsfachwirtin seiner Kanzlei nach Köln eingeladen. Das wäre ja zumindest bei den Themen Kanzleiorganisation, digitale Spracherkennung, Arbeiten in der Cloud und mit beA sicher ganz hilfreich gewesen. Als tägliche Anwenderin kennt sich die Fachkraft mit den Softwarelösungen rund um Posteingang und Dokumentenmanagement nämlich bestens aus. Sie  weiß sehr genau, was sich bei der Mandatsbearbeitung durch technische Lösungen schneller, standesrechtlich sicher und kostengünstig erledigen lässt oder eben auch nicht. Sie hätte die Gelegenheit nutzen können, um sich von Anbietern wie z.B. ReNoStar und DATEV schon einmal demonstrieren zu lassen, was sie bei der Softwareeinführung der nächsten Generation alles lernen muss. Aber dafür gibt es ja dann sicher andere Gelegenheiten, die von der Kanzlei extra für die ReFa gebucht werden. Das dann allerdings möglichst nach Feierabend, denn zu den Bürozeiten ist sie in der Kanzlei unverzichtbar. Und auch nur deshalb durfte sie nicht mit, zum Zukunftskongress. Schließlich war die Personalsituation in der Assistenz schon in der Vergangenheit eine Katastrophe.

Ob Sie eine Assistenz haben…oder eben nicht!

In diesem Zusammenhang sollte man sich einmal die Frage stellen, ob sich durch die Digitalisierung, durch Legal-Tech und Künstliche Intelligenz etwas an dieser Problematik ändern könnte. Sicher sind die Diktier-, Sprach- und Schrifterkennungstools bereits auf einem sehr hohen Niveau und ein echtes Zeit- und Ressourcenpotential, nicht zuletzt für die Assistenz selbst. Aber machen wir uns nichts vor, auch die beste Kanzleisoftware muss bedient werden. Dass die ReFa dem Anwalt schnell noch beibringt, wie er seine RVG-Abrechnung macht und die Kostennote schreibt, bevor er sie (aufgrund Digitalisierung) entlässt, ist keine Zukunftsmusik, sondern reine Utopie. Der Kongress hat eher den Eindruck erweckt, dass das Anwaltsgeschäft schneller und einfacher standardisiert wird, als die Aufgaben der Fachassistenz. Annähernd 300.000 Assistenzkräfte arbeiten für die deutsche Anwaltschaft. Die Ausbildungsordnung für die ReNoPat wurde vor zwei Jahren grundlegend überarbeitet. Leider wurde sie nur der Gegenwart angepasst und nicht auf die Zukunft ausgerichtet.

Berufliche Ausbildung als Hexe

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Die Top-Suche auf meiner Homepage für die juristische Assistenz lautete in dieser Woche: „berufliche Ausbildung als Hexe“.  Welch zauberhafte Idee! Mein Dank an die Unbekannten, die diese Suchbegriffe ins Netz eingegeben haben! Die gleichlaufende Suche nach Gehilfinnen sei in diesem Zusammenhang verziehen. Denn welche Gehilfin (Angestellte) im Anwaltsbereich hätte sich nicht schon einmal gewünscht, hexen, zaubern oder hellsehen zu können? Nicht nur weil es in der Kanzlei oft zu viel zu tun gibt, wünscht sich die Anwaltssekretärin übersinnliche Kräfte. Der Wunsch entsteht eher aus der mangelhaften Kommunikation mit ihrem Anwalt. Was meint, wünscht oder erwartet er? Ein Post it auf der Akte spricht nicht, ein mürrisches Gesicht hingegen Bände. Ob sie etwas vergessen oder falsch gemacht hat? Sie weiß es nicht. Wenn er nicht spricht, dann beginnt sie ihn zu beobachten, zu interpretieren und für ihn voraus zu denken. Ob sie damit richtig liegt, erfährt sie nur, wenn es falsch war. Das ist das Besondere an der anwaltlichen Assistenz, man arbeitet weisungsgebunden und muss doch, eher heimlich, mit- und vorausdenken. Hellseherische Fähigkeiten würden an dieser Stelle sicher helfen.

Leider sind in der neuen Ausbildungsverodnung für die ReNoPat- Berufe auch diesmal keine Zauberstunden vorgesehen und es gibt auch keine berufliche Ausbildung als Hexe. Vielleicht haben ja sogar die Anwälte mit dieser Suchanfrage nach Auszubildenden gesucht? Denn um an der desolaten Ausbildungssituation noch etwas ändern zu können, braucht man schon magische Kräfte. Da sagt sich so mancher Anwalt oder Notar: Lieber eine Hexe in der Kanzlei, als gar keine Gehilfin.

Aber keine Angst,  sicher ist die mystische Suchanfrage nur auf den nahenden Halloween zurückzuführen. Die Assistentinnen haben einfach nach einer passenden Verkleidung gegoogelt und die Kostüme der blutsaugenden Vampire waren schon vergeben. Dagegen ist so eine kleine Hexe doch wirklich zauberhaft.

Schminken zu Halloween: Hexen Make-up leicht gemacht — by Horrorklinik.de

Die langen Schatten der Partner

SchattenBis vor Kurzem war sie noch stolz auf ihren geradlinigen Lebenslauf: fast 30 Jahre Berufserfahrung, 15 Jahre Partnersekretärin in einer internationalen Wirtschaftskanzlei,10 Jahre Assistenz bei einem Partner. Ihr Partner zählt bis heute zu den renommiertesten Rechtsanwälten in Deutschland, er ist bekannt, erfolgreich mit profunden Mandanten und bestens vernetzt in seiner Branche. Sie war immer etwas stolz auf ihn. Sie war eine der ersten fremdsprachlichen Anwaltsassistentinnen in Deutschland, sie hat die Fusionen und die Internationalisierung erlebt, aus den anfangs vier deutschen Namenspartnern ihrer Kanzlei wurde irgendwann eine LLP. Ihr Partner leitete 10 Jahre ein Dezernat einer der nun größten internationalen Wirtschaftssozietäten der Welt.

Als er ging, ist sie geblieben. Aber nun war sie die, von dem, der gegangen ist. Es kamen neue Anwälte und es kam ein neuer Partner. Nun war sie die, von dem von damals. Er hat sie nicht mitgenommen, aber ihre Zeit in der Kanzlei war sichtlich abgelaufen. Nach 15 Jahren Kanzleizugehörigkeit hat sie gekündigt. Sie wollte neu anfangen, mit Mitte 40. Sie war optimistisch, denn sie hatte ja ihren stringenten Lebenslauf und ein tadelloses Arbeitszeugnis. Da sollte sich doch schnell eine neue Chance bieten, schließlich hatte sie ja profunde Erfahrung. Sie hat sich als Partnersekretärin beworben, als Vorstands- und als Geschäftsführungsassistentin und man hat sie meistens eingeladen. Man zeigte sich stets sehr interessiert: „Ach, sie haben in Kanzlei XY gearbeitet, wie war das denn damals vor dem Jahr 2000? Sie haben für Partner Y gearbeitet, interessant. Haben sie da auch Herrn Z kennengelernt?“ Die Absagetexte waren in der Aussage dann alle gleich:

„Vielen Dank für das sehr interessante und überaus informative Gespräch. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen kein Angebot machen können. Wir sind aber sicher, dass Sie aufgrund Ihrer exzellenten Berufserfahrung bald eine neue Stelle finden.“

P.S. Eine Rechtsabteilung begründete die Absage mit „einer besonderen Konstellation“ – dort hat Herr Z gerade das Ressort übernommen.