Audit, Zertifizierung

Qualitätsmanagement, Audit und ISO Zertifizierung

Qualität kommt von Quälen

Das klingt zwar old school, stimmt aber leider. Übrigens ist das auch der Grund, warum es im November keinen Newsletter gab. Ich war im Audit. Haben Sie Ihre täglichen Arbeitsschritte schon mal in einer SmartArt Grafik abgebildet, Ihre Beratungsziele in Kennzahlen verschlüsselt und den Umgang mit Fehlern einer externen Person nachvollziehbar erklärt? Herzlichen Glückwunsch, dann haben auch Sie ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt. Falls Sie Ihr QM-Handbuch tatsächlich selbst geschrieben haben, dann haben Sie ein gutes Stück Arbeit geleistet und alle Arbeitsabläufe und  -prozesse in Ihrer Kanzlei oder Firma gut durchleuchtet. Sie haben Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte geklärt, Kommunikationsflüsse identifiziert und dabei so manche Stelle gefunden, wo es hakt oder klemmt. Nun wissen Sie, wo und wann Sie Regeln beachten müssen, wer wann welche Informationen braucht oder abliefern muss. Jedes gelenkte Dokument hat eine festgelegte Nummer und wird archiviert und aktualisiert. Sie arbeiten mit Vorlagen, Ihre Mitarbeiter wissen Bescheid und handeln nach definierten Vorgaben und internen Regeln. Die Neuen bekommen das QM-Handbuch zum Einlesen. Falls Sie sich jetzt gerade fragen, was das alles zu bedeuten hat, dann sind Sie wohl noch nicht zertifiziert. An der Stelle ist zu erwähnen, dass das fachlich kein Makel ist, denn die gängige Zertifizierung nach DIN 9001 betrifft das Qualitätsmanagement und die Kundenorientierung Ihrer Arbeitsorganisation, nicht die Qualität Ihrer erbrachten Dienst- oder Beratungsleistung. Dennoch ist eine Zertifizierung ein Qualitätssiegel und nicht nur für Ihre Kunden von Vorteil. Wer einmal so tief in seine Organisationsstruktur ein- oder abgestiegen ist, der arbeitet professioneller, effizienter, sicherer und kundenorientierter und entwickelt dabei einen Blick für Arbeitsabläufe oder Engpässe. Im besten Fall entfaltet sich dabei innerhalb der Organisation auch die Wahrnehmung für das, was der Einzelne im Team und im Unternehmen tut.

Mit Leiden zum Leitbild

Die, bei einer Zertifizierung zwingend geforderte, Festlegung eines Leitbildes für die Firma oder Kanzlei setzt einen internen Prozess in Gang, der, vorausgesetzt er wird gut geführt, strategisch begleitet und kommunikativ vermittelt, zu einem gemeinsamen Ziel und einer langfristigen Strategie führen kann. Man hätte dann auch endlich mal was, was man als Alleinstellungsmerkmal und Unternehmenskultur auf die Homepage schreiben könnte. Allerdings ist das ein Weg voller Leiden, denn man steckt erfahrungsgemäß so tief im Tagesgeschäft, dass man sich da nicht noch in langwierige Diskussionen verstricken kann. Und wer soll dieses Leitbild denn festlegen? Der Chef, die Partner, die Mitarbeiter womöglich? Kommen Sie nicht auf die Idee, Ihre Marketingagentur zu fragen. Worthülsen und Phrasen sind als Leitbild völlig ungeeignet. Wenn Sie einen externen Berater mit ins Boot nehmen, dann sollte der die richtigen Fragen stellen und den Prozess nur moderieren. Zu sich selbst finden müssen Sie selbst. In diesem Sinne ist die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems eine Chance, sich über gemeinsame Ziele, Strategien und Verhaltensweisen (!) zu verständigen und bestenfalls einen Konsens zu finden. Sinnvoll ist die Vorbereitung eines Audits aber auch in anderer Hinsicht. Denn in der Erwartung von beA ist es sehr nützlich, sich einmal mit den internen Prozessen zu beschäftigen, denn auch beA will wissen, wer was darf im Arbeitsablauf. Die Zeichen aus Brüssel sprechen zudem dafür, dass auch in der Kanzleilandschaft die Zertifizierung des QM-Systems in den nächsten Jahren viel mehr als eine Marketingmaßnahme sein wird. In einigen Fällen ist eine Zertifizierung auch heute schon erforderlich. Immer dann, wenn ein geförderter Topf geöffnet wird oder man sich an einer öffentlichen Ausschreibung beteiligen möchte, wird eine Zertifizierung verlangt.

Träger der Arbeitsförderung nach AZAV und ISO:9001 

Für private Personalvermittler hat der Gesetzgeber die Zertifizierungsrichtlinien sogar noch erhöht, aber dafür auch die Möglichkeit geschaffen, sich als zugelassener Träger der Arbeitsförderung nach AZAV von anderen Marktteilnehmern maßgeblich zu unterscheiden. Im Jahr 2012 hat die Bundesregierung das „Gesetz zur Verbesserung der Eingliederungschancen am Arbeitsmarkt“ beschlossen. Das Gesetz regelt die Leistungen zur Arbeitsförderung, die im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit erbracht werden und von ihr vergeben werden können. Die Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 SGB III können ausschließlich durch zugelassene Träger geleistet werden. Die Zertifizierung beinhaltet die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 und die Zertifizierung nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) als Träger. Darüber hinaus können einzelne Maßnahmen der Arbeitsförderung und Weiterbildung zertifiziert werden. Sie werden damit von der Bundesagentur für Arbeit finanziert. Geprüft werden im Audit u.a. die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, die personelle und fachliche Eignung des Bildungsträgers sowie die Vertragsbedingungen für die Teilnehmer.

Zertifizierte Maßnahme 

LegalProfession ist seit 2014 zertifiziert und als Träger der Arbeitsförderung zugelassen. Da nun das 1. Überwachungsaudit überstanden ist, ist auch wieder Zeit für den Newsletter. In der Januarausgabe werde ich über die erste zertifizierte Einzelmaßnahme berichten. Sie richtet sich an alle, die sich im neuen Jahr beruflich verändern wollen oder müssen. Hier weiter lesen:

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