ReFaDie Rechtsanwaltsfachangestellte bleibt in Zeiten der Digitalisierung unverzichtbar

Am Rande von Zukunftskongressen der Anwaltschaft und LegalTech-Konferenzen der Rechtsdienstleister fallen oft Bemerkungen über die ReNo, obwohl die ReNo an sich auf diesen Branchentreffen kaum eine Rolle spielt. Nur der Umstand, dass sie sich gerade sehr rarmacht, wird zumeist in der Mittagspause mit einem kurzen Satz abgehandelt.

„In ein paar Jahren braucht keiner mehr eine ReNo, dann haben wir alles digitalisiert.“

Um diese Prognose zu wiederlegen, müsste man eigentlich nicht einmal beA bemühen. Aber dieses besondere elektronische Anwaltspostfach ist ein schönes Beispiel dafür, dass die Digitalisierung sehr viel Fachkompetenz erfordert. Gerade, wenn die Entwickler diese Kompetenz nicht in das Produkt stecken, brauchen die Anwender umso mehr Fachkompetenz, guten Willen und Ausdauer, um das Ding dann in der Kanzlei anzuwenden. Unabhängig von dem Desaster dieses beA überhaupt einzuführen, hat allein die Ankündigung der eventuell stattfindenden Inbetriebnahme selbst JUVE-Award gekürte Topkanzleien des deutschen Kanzleimarktes dazu veranlasst, in gängigen Stellenportalen nach „beA-verständigen Rechtsanwaltsfachangestellten“ zu suchen. Gut, das war bereits Ende 2017, als man noch dachte, dass beA ans Netz geht. In der Zwischenzeit waren die Stepstone Anzeigen wieder verschwunden. Aber seit der Wiedergeburt von beA ist ganz offensichtlich, dass Digitalisierung viel Arbeit macht und die Rechtsfachwirte und Rechtsanwaltsfachangestellten stark gefordert sind. Man findet sie dann bei Weiterbildungsveranstaltungen wie dem von Soldan initiierten Deutschen Rechts- und Notarfachwirttag, der übrigens 2019 in Berlin stattfindet. Dort tauscht man sich aus, über Fehlermeldungen, Sicherheitsmängel und Versäumnisfallen, die der BGH schon vorausahnt.

Die ReFa sorgt sich um Post und Fristen – und um beA

Man muss nun feststellen, dass man auch für beA eine ausgebildete, zuverlässige, geschulte und geübte Rechtsanwaltsfachangestellte oder sogar eine Rechtsfachwirtin braucht oder sich zumindest eine wünscht. Und das ist richtig, denn selbst ein simples Postfach ist ein Stück Kanzleiorganisation. Und Kanzleiorganisation lernt nun einmal die Rechtsanwaltsfachangestellte in ihrer Ausbildung. Der Rechtsanwalt hat sich mit dem Tag seiner Zulassung mit diesen Themen noch nicht auseinandergesetzt. Der zukünftige Anwalt studiert Jura und wird auf das Richteramt vorbereitet. Kanzleiorganisation, Fristenberechnung, Aktenanlage, Kosten- und Gebührenrecht, Mandatsverwaltung, Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung sind da nicht vorgesehen. Bei der Rechtsanwaltsfachangestellten sind all diese Aufgaben Teil der Ausbildungsverordnung. Und bei den ReFa-typischen Aufgaben wird übrigens täglich Post verschickt und empfangen. Genau genommen ist das klassische Kanzleipostfach Anfang und Ende der Kanzleiorganisation. Nicht zu verwechseln mit beA, da geht es um die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Vielleicht fragen Sie sich gerade, was die ReFa denn noch zu tun hat, wenn sie unter Einsatz eines elektronischen Postfachs nicht einmal mehr die Briefumschläge aufschlitzen oder frankieren muss? Die Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost wird übrigens nur von denen belächelt, die nicht wissen, was ein Fristversäumnis für den Rechtsanwalt bedeutet. Die sorgfältige und sachkundige Postbearbeitung ist die Grundlage der Fristenerfassung. Da sitzt die Achillesferse der Kanzlei. Im besten Fall sitzt an der Stelle eine zuverlässige und geschulte Fachkraft – so ist es im anwaltlichen Berufsrecht vorgeschrieben. Der BGH weiß das und spricht gern von Organisationsverschulden. Die ausgebildete Rechtsanwaltsfachangestellte weiß, wie man die Wiedereinsetzung der Frist beantragt. Das ist übrigens auch der Grund, warum nun sogar internationale Wirtschaftskanzleien wieder eine ReFa suchen. Die sollte möglichst eine Fristen-ReFa sein, die für alle Partner der Kanzlei die Fristen berechnet, erfasst, kontrolliert und sachgemäß streicht. Die Zahl der Prozesse und Verfahren im beratungsintensiven Wirtschaftsrecht wächst zusehends. In den Großkanzleien werden Abteilungen mit klangvollen Namen wie „litigation dispute resolution & risk management“ aufgebaut und da sollte nun eine ReFa auch die Post aufmachen und irgendwann beA benutzen.

Die qualifizierte Rechtsanwaltsfachangestellte oder Rechtsfachwirtin sorgt für Rechtssicherheit in der Kanzleiorganisation

Die Postbearbeitung und das Fristenwesen unterliegt als Teil der Kanzleiführung dem Anwalt und ist mit dem anwaltlichen Berufsrecht in der BRAO und BORA geregelt.  Da das anwaltliche Berufsrecht nicht Teil der Pflichtausbildung des Anwalts ist, lernt auch hier die ReFa das in ihrer Ausbildung. Die Pflichten des Rechtsanwalts in Bezug auf die Organisation seiner Kanzlei werden zu einem großen Teil von der Rechtsanwaltsfachangestellten umgesetzt. Gerade in ihrer Funktion als Bürovorsteherin und mit der Qualifikation als Rechtsfachwirtin organisiert sie die Kanzlei, sie definiert die Ablauforganisation und sorgt im Tagesgeschäft für die Rechtssicherheit in der externen Kommunikation mit Gerichten und Mandanten, dies beginnt mit dem Datenschutz und der Kollisionsprüfung. Die ReFa hat das in ihrer dreijährigen dualen Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte gelernt. Sie hat das mit hämmernder Wiederholung eingeübt und nicht nur für die Prüfung vor der Rechtsanwaltskammer, sondern für die tägliche Anwendung in der Kanzlei. Und so fällt ihr nun auch beA in den Schoss. Der Rechtsanwalt darf im Rahmen seiner Kanzleiführung Aufgaben an die geschulte, geübte und zuverlässige Rechtsanwaltsfachangestellte delegieren – und das macht er doch prompt. Hoffentlich nicht über das erlaubte Maß hinaus. Das ist nämlich bei beA eine Sache der Haftung. Aber der Anwalt vertraut ja seiner ReFa und da darf sie auch mal das mit den beA-Karten, den Zugriffsrechten und mit den Signaturen regeln.

Wer bedient eigentlich die Kanzleisoftware?

Aber zurück zur Digitalisierung. Die Anbieter von Kanzleisoftware und vor allem die LegalTech Vertreter sind ja oft von der Vorstellung beseelt, dass die ReNo (sie wird leider als Sammelbegriff für alle Kanzleimitarbeiter angesehen) wegdigitalisiert wird. Damit erwecken sie bei den Kanzleieignern und Kanzleimanagern, die händeringend eine ReNo suchen, ja durchaus eine gewisse Hoffnung. Dann wäre dieses Problem des Mangels ja irgendwann gelöst.

Ich frage mich allerdings, was oder besser gesagt,  wer denn diese Digitalisierung ist, die ganz alleine in der Kanzlei die Post bearbeitet, die Fristen einträgt, die Kostennoten erstellt, die Zwangsvollstreckung einleitet, mit dem Gericht und dem Mandanten kommuniziert, ans Telefon geht und dem Anwalt zeigt, in welcher Cloud gerade die Klageschrift im Fall Müller/Maier rumflattert.

Weggelaufen statt wegdigitalisiert

Aktuell zeigt sich leider eine gegenseitige Entwicklung, keine Spur von wegdigitalisiert eher von weggelaufen. Es gibt erfahrene Rechtsanwaltsfachangestellte und qualifizierte Rechtsfachwirte, die ihre Kanzlei aufgrund der mangelhaften und zeitraubenden Kanzleisoftware verlassen. Dass man wegen seinem Anwalt geht oder mit der Kollegin nicht klarkommt, das kannte ich ja schon, aber wegen der Kanzleisoftware? Ja, die Bewerber fragen heute ganz genau nach, welche Kanzleisoftware der potentielle Arbeitgeber installiert hat. Bei näherem Nachfragen hat sich gezeigt, dass nur in wenigen Fällen das installierte Produkt als gänzlich ungeeignet eingestuft wird. Das Problem liegt eher darin, dass in Kanzleien teilweise Sparlösungen installiert werden, Module aus Kostengründen sogar abbestellt werden, dass bei Kanzleifusionen Systeme nicht zusammengefügt werden. Dann soll ReFa mal gucken, wie sie die mitgebrachten Akten und Mandate in das System der neuen Kanzlei bekommt – neben dem Tagesgeschäft versteht sich und bitte ohne Fristversäumnis.

Verrückt, da lassen sich die zahlreichen Anbieter von Kanzleisoftware – von RA-Micro, Advocart, Advolux, Advoware, Annotext, DATEV, Lawfirm, bis STP (um hier nur einige zu nennen) nun ganz moderne Sachen einfallen, installieren alle möglichen Suchfunktionen und integrieren Schnittstellen und dann werden diese Module und Tools aus Kostengründen abbestellt oder gar nicht erst in Erwägung gezogen.  Man hat vielfach auch Angst, dass man mit jedem neuen Baustein die Kanzleimitarbeiter schulen muss, denn das gibt es bekanntlich ja auch nicht umsonst. Die Weiterbildung der ReNo soll nichts kosten und wenn doch, dann sollte sie mal schön selbst bezahlen. Nicht, dass sie noch kündigt, wenn sie schlau geworden ist. Es ist übrigens leider nicht selbstverständlich, dass die Kanzleieigner die Kosten für die Teilnahme ihrer Rechtsfachwirtin oder Notarfachwirtin am Rechtsfachwirttag übernehmen.

Digitalisierung kostet Geld und ReNo Gehälter steigen

Ja, Digitalisierung kostet Geld. Da ist eine geübte ReNo im Zweifel sogar noch billiger. Leider ist das ein Trugschluss bei der aktuellen Marktentwicklung. Die Hinwendung zum Bewerbermarkt und der Nachwuchsmangel bei den ReNoPat-Berufen kommt einigen Arbeitgebern im Kanzleimarkt schon heute sehr teuer zu stehen. Wenn heute eine Fachkraft im Kanzleibereich kündigt, sei es nun eine Rechtsanwaltsfachangestellte, eine Notarfachangestellte, eine Patentanwaltsfachangestellte oder eine klassische Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, dann zahlt man bei einer Neueinstellung definitiv drauf, unabhängig von den Kosten für Zeitarbeitskräfte, Stellenanzeigen, Vermittlungsgebühren und Provisionen für Headhunter und Einarbeitungszeit. Dazu kommt, dass die Neue meist nicht besser oder sogar wesentlich schlechter ausgebildet ist als die, die man verloren hat. Wie will man beurteilen, was die neue Mitarbeiterin kann? Kann die Neue die Fristen berechnen, im Zweifel plädiert der BGH auf Organisationsverschulden. Was kostet eine Fehlbesetzung? In jedem Fall weniger als ein Fristversäumnis. Das klingt hart, ist es auch. Ca. 40 % alles Haftungsfälle im Anwaltsbereich wurden durch Fristversäumnisse verursacht. Das wird übrigens nicht besser, wenn beA am Start ist, es wird nur anders. Der BGH weiß auch dies und ist schon vorbereitet.

Jeder Anwalt, Kanzleieigner und Kanzleimanager sollte sich fragen, wer denn die digitalen Produkte in der Kanzlei nutzt, bedient und damit tagtäglich klarkommen muss. Wenn die Partnerrunde über die neue Softwarelösung mit den Softwarenanbietern verhandelt, sollte die Rechtsfachwirtin oder Rechtsanwaltsfachangestellte einbezogen und gefragt werden. Am besten, man fragt sie nicht nur, sondern hört sie auch an. Wenn im digitalen Zeitalter teuer bezahlte Fachkräfte Adressaufkleber mit der Hand beschriften, nachdem sie die Adresse mit ihrem privaten Smartphone gegoogelt haben, läuft etwas in die falsche Richtung und wird am Ende teuer.

Im Dezember 2018, kurz vor Nikolaus, treffen sich die LegalTech-Vertreter und Software-Anbieter des Kanzleimarktes zum LEGAL®EVOLUTION Expo & Congress 2018 in Darmstadt. Das Programm verspricht eine große Bandbreite an Themen und man gibt sich mit englischsprachigen Beiträgen sehr international. Vielleicht ist das ein Grund, warum die ReNo im Programm wieder einmal nicht vorkommt. Die Englischkenntnisse der Kanzleimitarbeiter lassen ja meist zu wünschen übrig. Ja egal der Anwalt, so eine ReNo wird nun auch nicht den Rechtsmarkt revolutionieren, nicht mit Blockchain arbeiten und nicht den Workflow optimieren. Sie macht eben einfach nur ihren Job und sorgt für den fristgerechten Posteingang bei Gericht.

Dabei fällt mir auf, in dem Programm zum Legal®Evolution Congress ist auch nicht von beA die Rede. Ich vermute, die Firma Atos wird auch nicht als Aussteller unter den Softwareanbietern auf dieser Expo weilen. Schade eigentlich, es gäbe bestimmt viele Fragen der anwesenden Rechtsanwälte. Denn egal, ob man die Digitalisierung und LegalTech begrüßt oder ablehnt, beA trifft jeden der 163.000 Anwälte in Deutschland.