Anwaltssekretär

Der Anwalt diktiert, die ReNo schreibt. Das war nicht immer so.

Zumindest seit dem Inkrafttreten der Rechtsanwaltsordnung am 01.10.1879 kann man die Entwicklung des Berufs der Rechtsanwaltsfachangestellten nachvollziehen. Vor der Befreiung der Anwaltschaft vom Staat hat sich der Advokat zur Erstellung seiner Schriftsätze Gerichtsschreibern oder Konzipienten bedient. Konzipienten warteten als Anwärter oft jahrelang auf eine Advokatur und verdingten sich derweil als akademisch gebildete Schreiber. Doch mit dem Inkrafttreten der Rechtsanwaltsordnung war es jedem, der die Zulassung zum Richteramt erlangte, freigestellt, sich als Rechtsanwalt zuzulassen. Damit erhob sich für die freien Rechtsanwälte die brennende Frage: Wer schreibt? Die Gerichtsschreiber wurden in den Justizdienst aufgenommen und wer die Zulassung zur Anwaltschaft selbst erlangte, und nun eine eigene Kanzlei gründen konnte, würde wohl nicht mehr für andere schreiben.

Das auch schon damals dringend notwendige Kanzleipersonal rekrutierte sich ausschließlich aus Männern, die meist schon langjährige Erfahrung in der Büroorganisation, mit Botendiensten und vor allem mit dem Schreiben gesammelt hatten. Damals schrieb man noch mit Hand! Der Kanzleieigner und freie Rechtsanwalt brauchte vermutlich zahlreiche erfahrene Schreiber und auch einen Büro- oder Kanzleivorsteher, der von seinem Stehpult aus das Kanzleipersonal beaufsichtigte und anleitete. Die Bürovorsteher waren damals allesamt Männer, wohingegen die Rechtsfachwirte heute überwiegend Frauen sind. Das wird insbesondere beim jährlich von Soldan organisierten Recht- und Notarfachwirttag sichtbar. Beim Anblick der 350 weiblichen Fachbesucher, die sich in diesem Jahr im Westin Hotel in Leipzig versammelten und abends die Tanzfläche füllten, wurde offensichtlich, dass dieser Beruf für Männer heutzutage wohl wenig attraktiv ist. Aber das war einmal anders.

Die Schreibmaschine brachte die Frauen ins Büro und in die Kanzlei.

Erst die Erfindung der Schreibmaschine, Ende das 19.Jahrhunderts, öffnete den Frauen den Weg in die Sekretariate, in Büros und auch in die Kanzlei des Rechtsanwalts. Der erste Erfinder einer Schreibmaschine, der Tiroler Peter Mitterhofer, ließ sich noch entmutigen, denn seine Erfindung wurde vom Österreichischen Kaiser abgewiesen da „eine eigentliche Anwendung dieses Apparates wohl nicht zu erwarten stehe“. Die Erfinder im Hause der Waffenhersteller Remington Arms Company, waren hartnäckiger und vor allem solventer als der Tiroler Tischler und gingen 1873 mit ihrer Remington Schreibmaschine in Serienproduktion.

Sie wurden aber zunächst ebenfalls enttäuscht, in diesem Fall von den männlichen Sekretären und Schreibern, da diese mit der Tastatur nicht zurechtkamen oder sie rundheraus ablehnten. So ersann Remington ein „Verleihsystem für Schreibmaschine nebst Frau“ und verlieh das Gesamtpaket Maschine-Mensch an Firmen, an Unternehmer und höchstwahrscheinlich auch an Rechtsanwälte. Dies geschah unter dem Versprechen, die leidige Schreibarbeit zu beschleunigen, ja gar zu revolutionieren. Die jungen Mädchen und Hausfrauen nutzen die Chance, sich mittels der Schreibmaschine und ihrer eigenen Fingerfertigkeit den Zugang zum Büro, in die Sekretariate und Kanzleien zu verschaffen. Auf diesem Weg erlangten sie einen eigenen Verdienst und nachfolgend den Zugang zu einer Berufstätigkeit und schließlich zu einem eigenen Beruf. Die Frauen erfanden das Zehnfingersystem, perfektionierten das Blindschreiben und legten die Grundstein für das heutig gängige 10-Finger-Tastschreiben. Die Sekretärin war geboren, hat sich über die Jahrhunderte perfektioniert, sich emanzipiert und immer wieder der neuen technischen Entwicklung gestellt und angepasst.

Die Sekretärin hat Zugang zu allen Unternehmen, Abteilungen, Büros und Sekretariaten der Welt gefunden, ihre Tätigkeit hat sich mannigfaltig spezialisiert und im Laufe der Industrialisierung, Globalisierung und Digitalisierung viele unterschiedliche kaufmännische, administrative oder fremdsprachlich orientierte Berufsbilder hervorgebracht. Die Sekretärin hat einen unvergleichlichen Siegeszug hingelegt.

In der Kanzlei heißt sie nun ReNo oder ReFa. Aber eben das stimmt so nicht, denn die ReNo ist keine Tippse und nur in zweiter Funktion die Sekretärin des Rechtsanwalts. Und genau genommen meint man, wenn man ReNo sagt, die Rechtsanwaltsfachangestellte. Denn die Notarfachangestellte, die Fachangestellte der Notare – die Assistentin der Geschwindschreiber – steht auf einem ganz anderen Blatt Papier. Ihre Tätigkeit hat nun rein gar nichts mit einer Tippse zu tun und auch nichts mit einer Sekretärin. Die Notarfachangestellte schreibt auch kein Phonodiktat.

10-Finger-Tastschreiben – Steno – Phonodiktat und digitale Spracherkennung

Damals, als der Ausbildungsberuf der Rechtsanwaltsfachangestellte noch Rechtsanwaltsgehilfin hieß, war der Anwalt froh, wenn seine ReFa Stenografie beherrschte. Diese für Unkundige aus ominösen Zeichen und Kringeln bestehende Kurzschrift erlaubte der geübten Sekretariatskraft, das Diktat, einen Schriftsatz, die Klageschrift oder den Brief an den Mandanten möglichst schnell niederzuschreiben und bei einer Verhandlung Protokoll zu führen – mit der Hand! Da der Anwalt dieser Kurzschrift kaum mächtig war, tippte sie das Notierte kurzerhand in die Maschine und legte es ihm schön formatiert, natürlich fehlerfrei und durch einen Aktendeckel geschützt auf seinen Schreibtisch.

Mit einer neuen Erfindung, dem Diktiergerät, verschwand die Kurzschrift kurzerhand. Mit der Magnetbandaufzeichnung des gesprochenen Wortes brach ein neues Zeitalter an, das Phonodiktat eroberte die Anwaltskanzleien. Mit einem Diktiergerät und einer Magnetbandkassette ausgestattet speicherte der Rechtsanwalt fortan seine klugen Gedanken und seine oft endlos anmutenden Schachtelsätze, gespickt mit Verweisen, Aktenzeichen und Fußnoten auf das analoge Bandgerät. Die ReFa fand meist morgens die Bänder auf dem Schreibtisch und wusste schon, was sie zu tun hatte. Nach der Kontrolle der Fristen, der Bearbeitung der Post und anderer Prioritäten ihres Jobs, griff sie zum Kopfhörer, ertastete das Pedal unter ihrem Schreibtisch mit den Füßen und drückte auf Start. Es erfordert durchaus einiger Übung, die Geschwindigkeit des Bandes mit dem Fuß zu steuern, schnell auf Pause und wieder Start zu drücken und den Blick dabei nicht auf die Tastatur zu senken. Aber es ist kein Hexenwerk, man kann es erlernen. Üben, üben, üben. Man braucht allerdings die Gelegenheit und Zeit dazu. Eine frisch gebackene Rechtsanwaltsfachangestellte hört oft beim Vorstellungsgespräch in der Kanzlei das erste Mal vom Phonodiktat, Gelegenheit zum Üben hatte sie bisher nicht. Aber das Phonodiktat gehört auch heute in vielen Kanzleien noch zum Tagesgeschäft. Ausbildungsinhalt ist es dennoch nicht.

Die Technik hat sich weiterentwickelt. Es gibt digitale Diktiergeräte, kommerzielle Schreibdienste und selbst das Smartphone bietet Spracherkennungssoftware. Dragon ist in aller Munde. In seinen Blackberry oder iPhone zu brabbeln, ist heutzutage das Normalste der Welt. Die junge Anwaltsgeneration wächst digital auf, schreibt aber zumindest die Klausuren während des Jurastudiums immer noch mit der Hand. Trotzdem arbeiten die Junganwälte digital. Die juristischen Bibliotheken sind längst ins Internet verzogen, die Jurastudenten, Referendare und Associates arbeiten mit online-Datenbanken, kommunizieren digital und arbeiten mit Cloudlösungen. Wozu brauchen sie noch eine Rechtsanwaltsfachangestellte?

„Wer braucht denn noch eine ReNo, die Junganwälte tippen doch heute alles selbst.“

Diesen Satz hört man häufig, wenn es um den Nachwuchsmangel in den ReNoPat-Berufen geht. Dieser Gedanke ist wohl eher ein Wunsch als eine ernstzunehmende Zukunftsprognose. Wenn die ReFa eine Tippse wäre, wäre sie verzichtbar? Nein, nicht einmal dann. Denn das, was die digitale Spracherkennung produziert, ist nicht per se gerichtstauglich und auch dem Mandanten nicht zuzumuten. Kontrolle, Korrektur, Formatierung, Versionsvergleich, Änderungsverfolgung, Fußnoten, Inhaltsverzeichnisse, Kopien und drucken, heften, binden, versenden, faxen – fristgerecht bitte.

Eine Kanzlei besteht nicht aus getippten Dokumenten, sondern aus einer Organisationstruktur, einer Ablauforganisation, aus Verfahren und Prozessen, aus einem streng geregelten Kommunikationsgeflecht zwischen Rechtsanwalt, Gericht, Mandant, Gläubigern, Schuldnern, sonstigen Beteiligten und der gegnerischen Seite. All das ist streng geregelt mit Rechten und Pflichten des Anwalts belegt und in der Bundesrechtsanwaltsordnung BRAO und der Berufsordnung der Rechtsanwälte BORA festgeschrieben. Verschwiegenheit, um nur eine Pflicht der Berufsausübung des Rechtsanwalts zu nennen, ist in den Zeiten der Digitalisierung, Cloudspeichern und LegalTech-Anwendungen nicht mal so nebenbei einzuhalten oder einfach zu vernachlässigen. Der elektronische Rechtsverkehr ERV, das besondere elektronische Anwaltspostfach beA und die Europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO haben bereits tiefgreifende Veränderungen der Kanzleiorganisation zufolge. Wenn die ReFa da nur tippen würde, würden so manchem Anwalt buchstäblich die „Fälle“ wegschwimmen.

Was eine ausgebildete ReFa alles kann, ahnt am ehesten der jüngst zugelassene Rechtsanwalt in eigener Kanzlei. Die anwaltlichen Pflichten treffen jeden Rechtsanwalt vom ersten Tag seiner Zulassung und seiner Teilnahme am Rechtsverkehr. Von der Rechnungslegung nach Rechtsanwaltsgebührenordnung RVG, der Abrechnung mit der Rechtschutzversicherung des Mandanten, der Kostenfestsetzung, der Berechnung der Fristen, der Ausstellung eines Mahnbescheids, der Einleitung einer Zwangsvollstreckung und der Fristverlängerung bei Gericht – all das hat der frisch gebackene Rechtsanwalt in seinem Jurastudium nicht gelernt und im Referendariat nicht geübt. Was ihm selbst am schnellsten von der Hand geht ist – das Tippen.

Für alles andere seiner Kanzleiorganisation wünscht er sich eine Rechtsanwaltsfachangestellte!