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Kanzleiorganisation – Wie die ReFa den Mandanten gewinnt

Rechtsanwaltsfachangestellte Kanzleiorganisation

Ein Verkehrsrechtsfall ist in der heutigen Zeit nichts Außergewöhnliches. Findet man als Kfz-Besitzer allerdings am Freitagabend einen gelben Briefumschlag vom Amtsgericht im Briefkasten, sorgt das schon für einiges Unbehagen und verdirbt dem Beklagten irgendwie das Wochenende. Frist: 7 Tage.

Ich brauche einen Anwalt!

Der erste Blick ins Internet zeigt, dass das Verkehrsrecht in der Hauptstadt sehr gefragt und wohl auch lukrativ ist. Wer am Großstadtverkehr teilnimmt, hat sicher auch eine Verkehrsrechtsschutzversicherung und kann sich einen Rechtsbeistand leisten. Jedenfalls gibt es sehr, sehr viele Fachanwälte für Verkehrsrecht, auch in meiner Nähe. Aber ist der Standort überhaupt wichtig?

Wie finde ich den richtigen Anwalt?

Zugegeben, die Webseiten der Verkehrsrechtskanzleien sind jetzt auf den ersten und auch auf den zweiten Blick oft alles andere als ansprechend und vertrauenerweckend. Was vielleicht auch darauf hindeutet, dass sich der Anwalt eher um seine Mandate als um sein Marketing bemüht? Dies ist zumindest aus meiner aktuellen Sicht sehr vernünftig. Für mich zählt in diesem Fall seine Fachkompetenz, nicht sein Marketing.

Wem kann ich vertrauen?

Ich kann neuerdings, der Digitalisierung sei Dank, auf einem der zahlreichen Anwaltsuchportale nach einem Rechtsbeistand suchen. Zur Probe nehme das mit dem einfachsten Namen: www.anwalt.de. Es werden 437 Berliner Kanzleien für Verkehrsrecht angezeigt, was die Qual der Wahl gefühlt noch verstärkt. Die hinterlegten Kanzleiprofile erinnern mich an die Kanzleiwebseiten. Auch die persönlichen Bewertungen sind, abgesehen von der offensichtlichen (Recht-) schreibschwäche einiger Mandanten, für mich wenig hilfreich. Netter Anwalt und krass kompopent. Darauf will ich mich nicht verlassen.

Ich komme auf Empfehlung.

Ich greife zum Telefon und rufe einen Freund an. Verkehrsrecht? Ich schicke dir einen Link. Rufe dort Montag früh an, mein Bruder wurde dort schon öfter behandelt… Er lacht in sein Handy.

Gern sende ich ihnen die Vollmacht

Am Montagmorgen um 9.05 Uhr rufe ich in der Kanzlei an. Die ReFa meldet sich mit Ihrem vollständigen Namen und einem freundlichen Guten Morgen. Ich erwähne die Frist und sie antwortet: Das läuft hier bei uns, wir können auch Verlängerung beantragen. Geben Sie mir das Aktenzeichen. Als ich dann noch das Kfz-Kennzeichen erwähne, sagt sie: Ach, ein VW-Passat. Ja, antworte ich erstaunt. Als neue Mandantin brauche ich noch ihre Daten und dann verbinde ich sie mit dem Anwalt. Übrigens wir arbeiten mit der E-Akte und können alles über ihre E-Mail-Adresse abwickeln. Ich sende ihnen die Vollmacht und sie senden mir die vorliegenden Unterlagen. Sie brauchen sich jetzt keine Sorgen mehr machen. Im nächsten Moment begrüßt mich der Anwalt mit der Frage: Sie sind noch keine Mandantin, von wem kommen sie? Ich sage ihm den Namen und denke: Eigentlich bekommen sie das Mandat, weil das jetzt hier am Montagmorgen so gut geklappt hat.

Bedanken auch Sie sich bei Ihrer freundlichen, kompetenten und gut organisierten Rechtsanwaltsfachangestellten.

Moment mal…

Set Business Men Order on Black Office Table. Modern Devices

 „Halten Sie mal kurz inne und besinnen Sie sich auf das …“

Ich bin mir sicher, dass Sie diesen Satz mit dem „Wesentlichen“ beenden. So ticken wir eben in dieser (selbst-)optimierten Arbeitswelt. Dann schauen Sie jetzt einmal den Filmbeitrag von Haufe-Lexware.

Momente

Die Initiatoren des Films von Haufe-Lexware möchten, dass Sie sich darauf besinnen, was Ihnen in Ihrem Anwaltsberuf Freude macht. Ist es das Wesentliche oder eher das Gegenteil? Oder haben Sie gar keine Zeit darüber nachzudenken? Als Coach erlebe ich oft, dass Menschen lang und ausführlich von ihrer täglichen Pflichterfüllung berichten, aber die Frage, nach dem ‚was Spaß macht‘, doch eher auf Verwunderung stößt. Darf Arbeit Spaß machen oder entsprechen wir dem derzeitigen Leistungsbild eher, wenn wir uns bis zur Erschöpfung durchkämpfen? Was ist es eigentlich, das uns anstrengt oder stresst? Ist es wirklich die Arbeit?

Arbeit muss Spaß machen, sonst halten wir nicht durch.

Das gilt umso mehr für Freiberufler und Selbständige, denn die müssen sich ausschließlich selbst motivieren. Ob der Einzelanwalt morgens sein Tagwerk beginnt, ist seine eigene Entscheidung. Was ist der Lohn seiner Arbeit? Erfolg, Anerkennung, Geld oder Status? Die Motivation ist bei Menschen durchaus verschieden und deshalb ist es gut zu wissen, was einen selbst antreibt. Das, was bei allen Menschen gleich ist, ist das gute Gefühl und die Freude, wenn einem etwas besonders gut gelungen ist, wenn man seine Fähigkeiten eingesetzt hat. Dieser kleine Glücksrausch erfüllt jeden mit Stolz und Freude. Sie sollten sich ruhig in solchen Situationen selbst auf die Schulter klopfen! Wer seine Fähigkeiten und Stärken im Job bewusst einzusetzen weiß, kann dieses „Ich war gut!“ viel öfter abrufen.

Aber wo liegen die eigenen Fähigkeiten? 

Sind die berufsbedingten Fähigkeiten nicht bei allen Anwälten gleich? Nein. Es gibt Anwälte, die den Gutachtenstil exzellent beherrschen, andere, die im Prozess brillieren und es gibt Anwälte, die einen besonderen Zugang zu ihren Mandanten finden. Sie (ich betone an dieser Stelle, dass dies auf Anwälte und Anwältinnen gleichermaßen zutrifft) sind alle sehr gute Träger ihrer Zunft, aber in ihren besonderen Fähigkeiten doch verschieden. Der Film regt dazu an, sich einmal selbst zu befragen, was man besonders gut kann. Es gibt natürlich einige wenige Ausnahmen der anwaltlichen Spezies, die in all ihren Fähigkeiten weit überdurchschnittlich sind, vielleicht zählen Sie ja dazu. Aber das, was Sie als Anwalt besonders gut können, ist nur eine Seite dieses Imagefilms.

Es geht um Kanzleimanagement. 

Es geht darum, was man neben seiner Profession als Anwalt, aufgrund seiner freiberuflichen, selbstständigen Tätigkeit, noch so alles tun muss, um beruflich erfolgreich zu sein und am Markt zu bestehen. Letztlich muss man sich so organisieren, damit man für das, was einem im Job Freude macht, überhaupt noch Zeit findet. Kanzleiorganisation und Selbstmanagement sind die Erfolgsfaktoren der Anwaltschaft – nicht erst in der Zukunft.

Alles ist Selbstführung.

Falls Ihnen das mit der Selbsteinschätzung nicht gleich gelingt oder Sie Ihre Selbstführung optimieren wollen, dann stehe ich Ihnen sehr gern als  gern als Coach und Persönlichkeitstrainerin zur Verfügung. ⇒

BEA ist unpünktlich, gewinnt aber Sympathiepunkte.

Pünktlichkeit ist die Tugend der Anwaltschaft. Verständlich bei einem Berufsstand, der an Fristen gebunden ist und bei Versäumnissen womöglich zur Kasse gebeten wird. Man sollte meinen, dass eine Verspätung bei dieser Berufsgruppe auf wenig Gegenliebe stößt. Aber bei BEA ist das anders. Sie ist was besonderes, sie sammelt durch ihr Fernbleiben sogar Sympathiepunkte. Schließlich hatte sie sich ja auch aufgedrängt und das ausgerechnet zum Jahreswechsel. Nun aber kommt sie nicht zum 1.1.2016. Aber sie meint, wenn sie kommt, dann kommt sie prompt. Nur wann, das kann sie eben nicht sagen. Die Anwälte können nun beruhigt in den Jahreswechsel starten, die Zukunft lässt auf sich warten.

Die 1. Digital Conference – zur Zukunft des digitalen Anwaltsgeschäfts – fand nichtsdestotrotz am 2.Dezember 2015 in Berlin statt. Die Veranstalter Wolters Kluwer, Soldan und Canon gaben im urbanen Wedding schon mal einen Einblick in die Kanzlei der Zukunft. Dazu berichteten hochkarätige Referenten von den Herausforderungen der effizienten digitalen Arbeitsweise von morgen. Die gut organisierte Veranstaltung bot eine breite Palette von Zukunftsaussichten zwischen künstlicher Intelligenz und digitalen Anpassungsschwierigkeiten. Vielleicht wären der Einladung noch weit mehr als die ca. 150 anwesenden Gäste gefolgt, wenn man ihnen von vornherein gesagt hätte, dass es nicht nur um die Zukunft geht, sondern um die effiziente und technisch unterstützte Organisation der aktuellen Kanzleiabläufe. Sie wären vielleicht nicht so verunsichert und verängstigt, wenn man ihnen sagen würde, dass sich nur die Kanzleiorganisation verändert. Die Arbeitsprozesse werden digital, aber der Gerichtsprozess und das Anwaltsgeschäft sind auch in der Zukunft mit der Anwaltspersönlichkeit verbunden, im positiven wie im negativen Sinn. Der Mandant will digital kommunizieren, die Justiz verlangt es sogar, was aber nichts daran ändert, dass man immer noch den anwaltlichen Rat einholt. Es ist an der Zeit, das anwaltliche Selbstverständnis zu schärfen und anwaltliche Beratung von juristischer Dienstleistung zu trennen. Doch die „Digitalisierung 4.0“ schwebt so bedrohlich über den Köpfen der Kanzleieigner und wird von Politik, Wirtschaft und Medien täglich neu befeuert, ohne dass am Ende des Tages jemand sagen kann, was das denn nun bedeutet. Uns so schiebt man die Digitalisierung in die Zukunft.

Aber BEA ist durchaus real, selbst wenn sie noch nicht da ist. Dieses besondere elektronische Anwaltspostfach ist keine Zukunftsvision. Und wenn man ganz ehrlich ist, dann hat sich BEA nur verspätet, weil wir noch nicht auf sie vorbereitet sind. Wenn wir jetzt ahnen, dass wir Schwierigkeiten haben werden Zugriffsrechte zu definieren, Vertretungsregeln festzulegen und Arbeitsabläufe zu identifizieren, dann hat das nichts mit Digitalisierung, sondern mit schwachen internen Strukturen und mangelnder Kanzleiorganisation zu tun. Die Einführung von Technik birgt immer die Gefahr, dass es zu Methodenkonflikten kommt. Vernetzung darf nicht im Kopf enden, sondern muss dort beginnen. BEA nach ihrem Einzug mit einer vorhandenen Kanzleisoftware zu verkuppeln, wird wesentlich einfacher vonstatten gehen, als festzulegen wer, wann, warum und wie auf Daten und Informationen zugreifen und womöglich eine Signatur benutzen darf. Software lässt sich programmieren, aber Rechte und Berechtigungen vergibt man auf Vertrauensbasis. Es geht eben nicht nur um die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine, sondern um die Zusammenarbeit von Menschen in einer lebenden Organisation. Dass gestern zeitgleich im MOA Hotel eine Tagung der Haufe Akademie zum Thema Personalbüro der Zukunft stattfand, ist zwar ein Zufall, aber zeigt, dass letztlich alles eine Frage des Personals ist.

BEA wird dafür sorgen, dass sich Anwälte über Arbeitsprozesse und Ablauforganisation Gedanken machen, Regeln aufstellen und dokumentieren müssen. Sie werden dabei an so mancher Stelle erstaunt feststellen, was denn der einzelne Mitarbeiter tagtäglich so tut. Sie werden auch mit ihren Mitarbeitern darüber reden müssen, spätestens dann, wenn sie diese Aufgabe an das Kanzleipersonal abgeben möchten. Und so wird BEA auf dem Weg in die Zukunft noch eine Menge Staub aufwirbeln. Vielleicht kommt sie ja zum Frühjahrsputz?

Hier geht es zur Website der 1.Digitalkonferenz mit den Tagungsbeiträgen: 

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