Articles Written By: Marion Proft

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Marion Proft - Ihre Begleiterin durch das Universum der juristischen Berufe.

Gut gerutscht, geflogen oder gefeuert

geflogen oder gefeuert
Hatten Sie einen guten Rutsch? Sind Sie gut gelandet? Oder sind Sie geflogen oder wurden gefeuert?

Man kann ja auf unterschiedliche Art und Weise ins neue Jahr kommen. Man kann so reinrutschen und noch im Februar das Gefühl haben, es ist alles beim Alten. Man kann sich viel vornehmen, den Absprung wagen und schon in den ersten Wochen des Jahres eine Punktlandung hinlegen. Man kann aber auch fliegen – und auch das auf unterschiedliche Weise. Entweder hat man sich zu viel vorgenommen, ist zu hoch geflogen und legt eine Bruchlandung hin, dann heißt es: aufstehen, Krone richten und weiter gehen. Oder man fliegt über das Ziel hinaus, dann muss man sich erst einmal sammeln und neu orientieren.
Man kann aber auch fliegen – einfach so – unerwartet, unverschuldet und fast unbemerkt. Dann steht man da, am Anfang des Jahres, es ist kalt, nass und dunkel. Eigentlich wollte man in den Urlaub fliegen und nun zieht man eine Wartenummer.
Trotz aller Berichte über Nachwuchs- und Fachkräftemangel, von freien Ausbildungsplätzen und unbesetzten Arbeitsstellen, gibt es sie, die Menschen, die ihren Job verlieren, deren Stelle nicht verlängert wurde, die sich von Praktikum zu Praktikum hangeln und die, die keiner ausbilden möchte.

Allen, die noch nicht gelandet, die ausgerutscht oder geflogen sind, stehe ich auch in diesem Jahr mit Rat, Unterstützung und einer geförderten Maßnahme zur Verfügung.

Besinnung – halten Sie mal inne

Besinnung

„Halten Sie mal kurz inne und besinnen Sie sich auf das …“

Ich bin mir sicher, dass Sie diesen Satz mit dem „Wesentlichen“ beenden. So ticken wir eben in dieser (selbst-)optimierten Arbeitswelt. Dann schauen Sie jetzt einmal den Filmbeitrag von Haufe-Lexware.

https://www.professionelles-kanzleimanagement.de/momente/

Die Initiatoren des Films von Haufe-Lexware möchten, dass Sie sich darauf besinnen, was Ihnen in Ihrem Anwaltsberuf Freude macht. Ist es das Wesentliche oder eher das Gegenteil? Oder haben Sie gar keine Zeit darüber nachzudenken? Als Coach erlebe ich oft, dass Menschen lang und ausführlich von ihrer täglichen Pflichterfüllung berichten, aber die Frage, nach dem ‚was Spaß macht‘, doch eher auf Verwunderung stößt. Darf Arbeit Spaß machen oder entsprechen wir dem derzeitigen Leistungsbild eher, wenn wir uns bis zur Erschöpfung durchkämpfen? Was ist es eigentlich, das uns anstrengt oder stresst? Ist es wirklich die Arbeit?

Arbeit muss Spaß machen, sonst halten wir nicht durch.

Das gilt umso mehr für Freiberufler und Selbständige, denn die müssen sich ausschließlich selbst motivieren. Ob der Einzelanwalt morgens sein Tagwerk beginnt, ist seine eigene Entscheidung. Was ist der Lohn seiner Arbeit? Erfolg, Anerkennung, Geld oder Status? Die Motivation ist bei Menschen durchaus verschieden und deshalb ist es gut zu wissen, was einen selbst antreibt. Das, was bei allen Menschen gleich ist, ist das gute Gefühl und die Freude, wenn einem etwas besonders gut gelungen ist, wenn man seine Fähigkeiten eingesetzt hat. Dieser kleine Glücksrausch erfüllt jeden mit Stolz und Freude. Sie sollten sich ruhig in solchen Situationen selbst auf die Schulter klopfen! Wer seine Fähigkeiten und Stärken im Job bewusst einzusetzen weiß, kann dieses „Ich war gut!“ viel öfter abrufen.

Aber wo liegen die eigenen Fähigkeiten? 

Sind die berufsbedingten Fähigkeiten nicht bei allen Anwälten gleich? Nein. Es gibt Anwälte, die den Gutachtenstil exzellent beherrschen, andere, die im Prozess brillieren und es gibt Anwälte, die einen besonderen Zugang zu ihren Mandanten finden. Sie (ich betone an dieser Stelle, dass dies auf Anwälte und Anwältinnen gleichermaßen zutrifft) sind alle sehr gute Träger ihrer Zunft, aber in ihren besonderen Fähigkeiten doch verschieden. Der Film regt dazu an, sich einmal selbst zu befragen, was man besonders gut kann. Es gibt natürlich einige wenige Ausnahmen der anwaltlichen Spezies, die in all ihren Fähigkeiten weit überdurchschnittlich sind, vielleicht zählen Sie ja dazu. Aber das, was Sie als Anwalt besonders gut können, ist nur eine Seite dieses Imagefilms.

Es geht um Kanzleimanagement. 

Es geht darum, was man neben seiner Profession als Anwalt, aufgrund seiner freiberuflichen, selbstständigen Tätigkeit, noch so alles tun muss, um beruflich erfolgreich zu sein und am Markt zu bestehen. Letztlich muss man sich so organisieren, damit man für das, was einem im Job Freude macht, überhaupt noch Zeit findet. Kanzleiorganisation und Selbstmanagement sind die Erfolgsfaktoren der Anwaltschaft – nicht erst in der Zukunft.

Alles ist Selbstführung.

Falls Ihnen das mit der Selbsteinschätzung nicht gleich gelingt oder Sie Ihre Selbstführung optimieren wollen, dann stehe ich Ihnen sehr gern als  gern als Coach und Persönlichkeitstrainerin zur Verfügung. ⇒

Jahreswechsel 2015/16 – viel Zeit für Kater

Jahreswechsel 2015

Das Kätzchen, das Sie hier noch so lieb und unschuldig anschaut, kann in der diesjährigen Silvesternacht zu einem stattlichen Kater heranwachsen. Denn Ihnen ist bereits bewusst, wenn Sie nach der rauschenden Silvesternacht oder der Hammerparty irgendwann erwachen – dann ist erst Freitag. Vor Ihnen liegt ein ganzes Wochenende. Ein Wochenende zum Entspannen und Entkatern. Wenn Sie dann am Freitagnachmittag so ganz relaxt auf dem Sofa liegen, dann denken Sie kurz: „Ach, wenn jetzt Weihnachten wäre, dann wäre ich ganz entspannt.“ Dann freuen Sie sich auf das kommende Wochenende, es beschert Ihnen garantiert die beiden ruhigsten Tage des Jahres 2016.


 Ich wünsche Ihnen, verehrte Kunden, liebe Kandidaten, geschätzte Geschäfts- und Netzwerkpartner und  fleißige Dienstleister einen entspannten und guten  Rutsch ins Neue Jahr!

Ich bedanke mich für Ihr Vertrauen, für Ihre Treue und für Ihr Interesse.

 

Mit den besten Wünschen für ein friedliches und freundliches neues Jahr

verbleibe ich mit herzlichen Grüßen  aus dem Anwalt§universum

Ihre Marion Proft

P.S. Als Recruiterin muss ich noch erwähnen, dass mir die Damen stets so lieb sind wie die Herren. 

Qualitätsmanagement, Audit und ISO Zertifizierung

Audit, Zertifizierung

Qualitätsmanagement, Audit und ISO Zertifizierung

Qualität kommt von Quälen

Das klingt zwar old school, stimmt aber leider. Übrigens ist das auch der Grund, warum es im November keinen Newsletter gab. Ich war im Audit. Haben Sie Ihre täglichen Arbeitsschritte schon mal in einer SmartArt Grafik abgebildet, Ihre Beratungsziele in Kennzahlen verschlüsselt und den Umgang mit Fehlern einer externen Person nachvollziehbar erklärt? Herzlichen Glückwunsch, dann haben auch Sie ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt. Falls Sie Ihr QM-Handbuch tatsächlich selbst geschrieben haben, dann haben Sie ein gutes Stück Arbeit geleistet und alle Arbeitsabläufe und  -prozesse in Ihrer Kanzlei oder Firma gut durchleuchtet. Sie haben Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte geklärt, Kommunikationsflüsse identifiziert und dabei so manche Stelle gefunden, wo es hakt oder klemmt. Nun wissen Sie, wo und wann Sie Regeln beachten müssen, wer wann welche Informationen braucht oder abliefern muss. Jedes gelenkte Dokument hat eine festgelegte Nummer und wird archiviert und aktualisiert. Sie arbeiten mit Vorlagen, Ihre Mitarbeiter wissen Bescheid und handeln nach definierten Vorgaben und internen Regeln. Die Neuen bekommen das QM-Handbuch zum Einlesen. Falls Sie sich jetzt gerade fragen, was das alles zu bedeuten hat, dann sind Sie wohl noch nicht zertifiziert. An der Stelle ist zu erwähnen, dass das fachlich kein Makel ist, denn die gängige Zertifizierung nach DIN 9001 betrifft das Qualitätsmanagement und die Kundenorientierung Ihrer Arbeitsorganisation, nicht die Qualität Ihrer erbrachten Dienst- oder Beratungsleistung. Dennoch ist eine Zertifizierung ein Qualitätssiegel und nicht nur für Ihre Kunden von Vorteil. Wer einmal so tief in seine Organisationsstruktur ein- oder abgestiegen ist, der arbeitet professioneller, effizienter, sicherer und kundenorientierter und entwickelt dabei einen Blick für Arbeitsabläufe oder Engpässe. Im besten Fall entfaltet sich dabei innerhalb der Organisation auch die Wahrnehmung für das, was der Einzelne im Team und im Unternehmen tut.

Mit Leiden zum Leitbild

Die, bei einer Zertifizierung zwingend geforderte, Festlegung eines Leitbildes für die Firma oder Kanzlei setzt einen internen Prozess in Gang, der, vorausgesetzt er wird gut geführt, strategisch begleitet und kommunikativ vermittelt, zu einem gemeinsamen Ziel und einer langfristigen Strategie führen kann. Man hätte dann auch endlich mal was, was man als Alleinstellungsmerkmal und Unternehmenskultur auf die Homepage schreiben könnte. Allerdings ist das ein Weg voller Leiden, denn man steckt erfahrungsgemäß so tief im Tagesgeschäft, dass man sich da nicht noch in langwierige Diskussionen verstricken kann. Und wer soll dieses Leitbild denn festlegen? Der Chef, die Partner, die Mitarbeiter womöglich? Kommen Sie nicht auf die Idee, Ihre Marketingagentur zu fragen. Worthülsen und Phrasen sind als Leitbild völlig ungeeignet. Wenn Sie einen externen Berater mit ins Boot nehmen, dann sollte der die richtigen Fragen stellen und den Prozess nur moderieren. Zu sich selbst finden müssen Sie selbst. In diesem Sinne ist die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems eine Chance, sich über gemeinsame Ziele, Strategien und Verhaltensweisen (!) zu verständigen und bestenfalls einen Konsens zu finden. Sinnvoll ist die Vorbereitung eines Audits aber auch in anderer Hinsicht. Denn in der Erwartung von beA ist es sehr nützlich, sich einmal mit den internen Prozessen zu beschäftigen, denn auch beA will wissen, wer was darf im Arbeitsablauf. Die Zeichen aus Brüssel sprechen zudem dafür, dass auch in der Kanzleilandschaft die Zertifizierung des QM-Systems in den nächsten Jahren viel mehr als eine Marketingmaßnahme sein wird. In einigen Fällen ist eine Zertifizierung auch heute schon erforderlich. Immer dann, wenn ein geförderter Topf geöffnet wird oder man sich an einer öffentlichen Ausschreibung beteiligen möchte, wird eine Zertifizierung verlangt.

Träger der Arbeitsförderung nach AZAV und ISO:9001 

Für private Personalvermittler hat der Gesetzgeber die Zertifizierungsrichtlinien sogar noch erhöht, aber dafür auch die Möglichkeit geschaffen, sich als zugelassener Träger der Arbeitsförderung nach AZAV von anderen Marktteilnehmern maßgeblich zu unterscheiden. Im Jahr 2012 hat die Bundesregierung das „Gesetz zur Verbesserung der Eingliederungschancen am Arbeitsmarkt“ beschlossen. Das Gesetz regelt die Leistungen zur Arbeitsförderung, die im Auftrag der Bundesagentur für Arbeit erbracht werden und von ihr vergeben werden können. Die Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 SGB III können ausschließlich durch zugelassene Träger geleistet werden. Die Zertifizierung beinhaltet die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 und die Zertifizierung nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) als Träger. Darüber hinaus können einzelne Maßnahmen der Arbeitsförderung und Weiterbildung zertifiziert werden. Sie werden damit von der Bundesagentur für Arbeit finanziert. Geprüft werden im Audit u.a. die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, die personelle und fachliche Eignung des Bildungsträgers sowie die Vertragsbedingungen für die Teilnehmer.

Zertifizierte Maßnahme 

LegalProfession ist seit 2014 zertifiziert und als Träger der Arbeitsförderung zugelassen. Da nun das 1. Überwachungsaudit überstanden ist, ist auch wieder Zeit für den Newsletter. In der Januarausgabe werde ich über die erste zertifizierte Einzelmaßnahme berichten. Sie richtet sich an alle, die sich im neuen Jahr beruflich verändern wollen oder müssen. Hier weiter lesen:

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BEA ist unpünktlich, gewinnt aber Sympathiepunkte.

beA ist unpünktlich

Pünktlichkeit ist die Tugend der Anwaltschaft. Verständlich bei einem Berufsstand, der an Fristen gebunden ist und bei Versäumnissen womöglich zur Kasse gebeten wird. Man sollte meinen, dass eine Verspätung bei dieser Berufsgruppe auf wenig Gegenliebe stößt. Aber bei BEA ist das anders. Sie ist was besonderes, sie sammelt durch ihr Fernbleiben sogar Sympathiepunkte. Schließlich hatte sie sich ja auch aufgedrängt und das ausgerechnet zum Jahreswechsel. Nun aber kommt sie nicht zum 1.1.2016. Aber sie meint, wenn sie kommt, dann kommt sie prompt. Nur wann, das kann sie eben nicht sagen. Die Anwälte können nun beruhigt in den Jahreswechsel starten, die Zukunft lässt auf sich warten.

Die 1. Digital Conference – zur Zukunft des digitalen Anwaltsgeschäfts – fand nichtsdestotrotz am 2.Dezember 2015 in Berlin statt. Die Veranstalter Wolters Kluwer, Soldan und Canon gaben im urbanen Wedding schon mal einen Einblick in die Kanzlei der Zukunft. Dazu berichteten hochkarätige Referenten von den Herausforderungen der effizienten digitalen Arbeitsweise von morgen. Die gut organisierte Veranstaltung bot eine breite Palette von Zukunftsaussichten zwischen künstlicher Intelligenz und digitalen Anpassungsschwierigkeiten. Vielleicht wären der Einladung noch weit mehr als die ca. 150 anwesenden Gäste gefolgt, wenn man ihnen von vornherein gesagt hätte, dass es nicht nur um die Zukunft geht, sondern um die effiziente und technisch unterstützte Organisation der aktuellen Kanzleiabläufe. Sie wären vielleicht nicht so verunsichert und verängstigt, wenn man ihnen sagen würde, dass sich nur die Kanzleiorganisation verändert. Die Arbeitsprozesse werden digital, aber der Gerichtsprozess und das Anwaltsgeschäft sind auch in der Zukunft mit der Anwaltspersönlichkeit verbunden, im positiven wie im negativen Sinn. Der Mandant will digital kommunizieren, die Justiz verlangt es sogar, was aber nichts daran ändert, dass man immer noch den anwaltlichen Rat einholt. Es ist an der Zeit, das anwaltliche Selbstverständnis zu schärfen und anwaltliche Beratung von juristischer Dienstleistung zu trennen. Doch die „Digitalisierung 4.0“ schwebt so bedrohlich über den Köpfen der Kanzleieigner und wird von Politik, Wirtschaft und Medien täglich neu befeuert, ohne dass am Ende des Tages jemand sagen kann, was das denn nun bedeutet. Uns so schiebt man die Digitalisierung in die Zukunft.

Aber BEA ist durchaus real, selbst wenn sie noch nicht da ist. Dieses besondere elektronische Anwaltspostfach ist keine Zukunftsvision. Und wenn man ganz ehrlich ist, dann hat sich BEA nur verspätet, weil wir noch nicht auf sie vorbereitet sind. Wenn wir jetzt ahnen, dass wir Schwierigkeiten haben werden Zugriffsrechte zu definieren, Vertretungsregeln festzulegen und Arbeitsabläufe zu identifizieren, dann hat das nichts mit Digitalisierung, sondern mit schwachen internen Strukturen und mangelnder Kanzleiorganisation zu tun. Die Einführung von Technik birgt immer die Gefahr, dass es zu Methodenkonflikten kommt. Vernetzung darf nicht im Kopf enden, sondern muss dort beginnen. BEA nach ihrem Einzug mit einer vorhandenen Kanzleisoftware zu verkuppeln, wird wesentlich einfacher vonstatten gehen, als festzulegen wer, wann, warum und wie auf Daten und Informationen zugreifen und womöglich eine Signatur benutzen darf. Software lässt sich programmieren, aber Rechte und Berechtigungen vergibt man auf Vertrauensbasis. Es geht eben nicht nur um die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine, sondern um die Zusammenarbeit von Menschen in einer lebenden Organisation. Dass gestern zeitgleich im MOA Hotel eine Tagung der Haufe Akademie zum Thema Personalbüro der Zukunft stattfand, ist zwar ein Zufall, aber zeigt, dass letztlich alles eine Frage des Personals ist.

BEA wird dafür sorgen, dass sich Anwälte über Arbeitsprozesse und Ablauforganisation Gedanken machen, Regeln aufstellen und dokumentieren müssen. Sie werden dabei an so mancher Stelle erstaunt feststellen, was denn der einzelne Mitarbeiter tagtäglich so tut. Sie werden auch mit ihren Mitarbeitern darüber reden müssen, spätestens dann, wenn sie diese Aufgabe an das Kanzleipersonal abgeben möchten. Und so wird BEA auf dem Weg in die Zukunft noch eine Menge Staub aufwirbeln. Vielleicht kommt sie ja zum Frühjahrsputz?

Hier geht es zur Website der 1.Digitalkonferenz mit den Tagungsbeiträgen: 

Berufsorientierung Familienunternehmen

Berufsorientierung Familienunternehmen

geburtstag fest

Fragen Sie doch bei der nächsten Familienfeier einmal, was sich die anwesenden Söhne und Töchter, Neffen, Nichten, Cousins und Cousinen unter einem Familienunternehmen vorstellen. Sie werden erstaunt sein. Am besten, sie halten zum Trost schon mal einen guten Schluck vom regionalen Bier oder vom benachbarten Weingut bereit.

„Wenn Mutti den Laden zu Hause schmeißt, muss ja schließlich alles gemacht werden – Kochen, Putzen, Kinder erziehen – dann ist sie Familienmanagerin, haha.“

„Na, der Döner an der Ecke oder der Italiener nebenan, das ist alles Familie, echt.“

„Familienunternehmen? Ne, ich bin froh, dass ich Familie erst mal los bin, die nervt nur.“

„Ich will lieber ein großes, sicheres und internationales Unternehmen, mit Geld und Karriere und so, ich habe ja schließlich studiert.“

Was für Vorstellungen! Auch wenn man nach dem „Mittelstand“ fragt, werden die Antworten nicht besser.

„Mittelstand? Keine Ahnung, Handwerker oder so?“

Wer auf Karriere getrimmt wird, gibt sich mit Mittelstand nicht zufrieden. Mittelstand klingt so nach Mittelmaß, der Nachwuchs will nach oben.

Nur, um Sie zu warnen, der gängige Satz „der Mittelstand ist der größte Arbeitgeber und Wachstumsmotor Deutschlands“ zeigt leider keine Wirkung – viel zu plakativ und abgedroschen.

Jetzt sind Sie mal ganz ehrlich zu sich selbst, die Kinder hören gerade nicht zu, über welches mittelständische Unternehmen können Sie spontan berichten? Welches Familienunternehmen können Sie als attraktiven Arbeitgeber oder Ausbildungsbetrieb empfehlen? Welche Karrieremesse kennen Sie, die nicht von den üblichen Konzernen initiiert wird? Sie meinen, Berufsorientierung ist jetzt nicht gerade Ihre Aufgabe? Oh doch, die Jugendlichen fragen immer noch in erster Linie ihre Eltern und Lehrer, wenn es um die Berufswahl geht. Außerdem sollte man ja mit der Orientierung nicht erst beginnen, wenn die Frage nach dem Berufswunsch schon unter den Nägeln brennt.

Wenn Sie sich orientieren möchten, dann empfehle ich den Karrieretag Familienunternehmen. Die Firmenkontaktmesse gibt es übrigens bereits seit 2006. Das Spannende daran, sie findet nicht in kargen Messehallen, sondern in lebenden Organisationen statt. Die nächste Messe ist am 13.11.2015 in Melsungen. In welchem Unternehmen sich die bereits angemeldeten Teilnehmer treffen, erklärt sich von selbst. Melsungen ist seit 175 Jahren die Familie B. Braun. Mit 54.000 Mitarbeitern in 62 Ländern erwirtschaftete die B. Braun AG im Jahr 2014 einen Umsatz von 5,4 Mrd. Euro. Das ist doch wohl alles andere als mittelmäßig.

P.S. Wenn Sie sich gerade fragen, was dieser Beitrag denn mit Juristen zu tun hat? Nun, auf der Messe treffen Sie Ihre (zukünftigen) Mandanten.

Berufliche Ausbildung als Hexe

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Die Top-Suche auf meiner Homepage für die juristische Assistenz lautete in dieser Woche: „berufliche Ausbildung als Hexe“.  Welch zauberhafte Idee! Mein Dank an die Unbekannten, die diese Suchbegriffe ins Netz eingegeben haben! Die gleichlaufende Suche nach Gehilfinnen sei in diesem Zusammenhang verziehen. Denn welche Gehilfin (Angestellte) im Anwaltsbereich hätte sich nicht schon einmal gewünscht, hexen, zaubern oder hellsehen zu können? Nicht nur weil es in der Kanzlei oft zu viel zu tun gibt, wünscht sich die Anwaltssekretärin übersinnliche Kräfte. Der Wunsch entsteht eher aus der mangelhaften Kommunikation mit ihrem Anwalt. Was meint, wünscht oder erwartet er? Ein Post it auf der Akte spricht nicht, ein mürrisches Gesicht hingegen Bände. Ob sie etwas vergessen oder falsch gemacht hat? Sie weiß es nicht. Wenn er nicht spricht, dann beginnt sie ihn zu beobachten, zu interpretieren und für ihn voraus zu denken. Ob sie damit richtig liegt, erfährt sie nur, wenn es falsch war. Das ist das Besondere an der anwaltlichen Assistenz, man arbeitet weisungsgebunden und muss doch, eher heimlich, mit- und vorausdenken. Hellseherische Fähigkeiten würden an dieser Stelle sicher helfen.

Leider sind in der neuen Ausbildungsverodnung für die ReNoPat- Berufe auch diesmal keine Zauberstunden vorgesehen und es gibt auch keine berufliche Ausbildung als Hexe. Vielleicht haben ja sogar die Anwälte mit dieser Suchanfrage nach Auszubildenden gesucht? Denn um an der desolaten Ausbildungssituation noch etwas ändern zu können, braucht man schon magische Kräfte. Da sagt sich so mancher Anwalt oder Notar: Lieber eine Hexe in der Kanzlei, als gar keine Gehilfin.

Aber keine Angst,  sicher ist die mystische Suchanfrage nur auf den nahenden Halloween zurückzuführen. Die Assistentinnen haben einfach nach einer passenden Verkleidung gegoogelt und die Kostüme der blutsaugenden Vampire waren schon vergeben. Dagegen ist so eine kleine Hexe doch wirklich zauberhaft.

Schminken zu Halloween: Hexen Make-up leicht gemacht — by Horrorklinik.de